Das Einsatzleiterwiki ist komplett unentgeltlich nutzbar, sowohl für die Benutzung der Online- als auch für den Download der Offline-Version. Dies gilt ebenfalls für die Aktualisierung der Daten.
Die Wiki-Software wird unter der GNU General Public License (GPL) bereitgestellt. Diese Lizenz erlaubt nicht nur die lizenzkostenfreie Nutzung der Software, sondern auch eine Anpassung des Programmcodes an die eigenen Bedürfnisse.
Die Inhalte des Einsatzleiterwikis sind größtenteils unter der Creative Commons CC-BY SA-Lizenz veröffentlicht, dürfen also unter Angabe der Quelle auch für andere Zwecke weiterverwendet werden.
An einigen Stellen gibt es Ausnahmen von dieser Regel: Inhalte, die von Dritten zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise Unterlagen der Deutschen Bahn, unterliegen deren Urheberrecht. Dies ist an den entsprechenden Stellen jedoch gesondert gekennzeichnet.
Eine nachträgliche Umwandlung des Einsatzleiterwikis in ein kommerzielles System ist schon rein rechtlich nicht möglich, da die Lizenz der zugrunde liegenden DokuWiki-Software bestimmt, dass alle darauf aufbauenden Werke auch wieder unter der gleichen Lizenz veröffentlicht werden müssen. Eine Umwandlung in ein kommerzielles Produkt ist also gar nicht möglich.
Und auch viele externe Inhalte, wie zum Beispiel die Rettungsdatenblätter, wurden von den Urhebern nur unter der Bedingung des nichtkommerziellen Einsatzes zur Verfügung gestellt.
Bei Präsentationen des Einsatzleiterwikis kommt immer wieder die Frage auf, warum diese Software denn kostenfrei sei.
Diese Frage lässt sich wie folgt beantworten: Kostenlose Software, beziehungsweise besser ausgedrückt „freie Software“, hat eine lange Tradition. Über die Hälfte der im Internet verwendeten Server-Software ist beispielsweise freie Software, meist auch in Kombination mit einem freien Betriebssystem wie Linux. Solche Betriebssysteme finden mittlerweile in breiten Bereichen Anwendung; in sensiblen Rechnern in denen es auf Hochverfügbarkeit ankommt genauso wie auf Handys. Freie Software ist keinesfalls schlechter als proprietäre, also kommerzielle Software. Es steckt nur eine andere Philosophie dahinter. „Frei“ bedeutet in diesem Zusammenhang übrigens nicht nur kostenlos, sondern vor allem auch frei für eigene Anpassungen.
Auch beim Einsatzleiterwiki wird konsequent freie Software eingesetzt: das Wiki-System „DokuWiki“, auf dem das Einsatzleiterwiki zu größten Teilen basiert, steht unter der freien Lizenz GNU General Public License (GPL) in der Version 2 und lässt somit erst die Anpassung auf diese spezifische Nutzung zu. Die daraus entstandene Einsatzleiterwiki-Software steht ebenfalls unter der GPL Version 2-Lizenz. Für die Erstellung des ursprünglichen Artikelbaums, also der Inhalte, wurde und wird freie Software eingesetzt um PDFs zu zerlegen und neu zusammenzusetzen, Bildbearbeitung durchzuführen und Ähnliches. Und auch die Software mit welcher das Einsatzleiterwiki-Installations-Programm erstellt wurde ist frei.
Nicht zuletzt führt aber auch Idealismus dazu, sich für freie Software zu entscheiden oder auf proprietäre Software zurückzugreifen. Beim Einsatzleiterwiki-Projekt haben wir uns bewusst für den ersten Weg entschieden. Diese Entscheidung ist von den Zuhörenden meist am schwierigsten zu verstehen, aber übertragen auf den Feuerwehr-Bereich ist es genau das, wovon auch die Freiwillige Feuerwehr lebt - sich ehrenamtlich zu engagieren um anderen zu helfen. Gerade die Freiwilligen Feuerwehren sind es übrigens auch, die unserer Überzeugung vom Einsatzleiterwiki profitieren sollen. Ihnen wird damit ein Programm zur Verfügung gestellt, welches Sie ohne Lizenzgebühren nutzen können. Somit können auch kleine Einheiten mit geringem finanziellen Rahmen diese Software einsetzen.